La présente politique de confidentialité s’applique à tout utilisateur du site Internet www.vauban.lu et applications de Vauban, Ecole et Lycée Français de Luxembourg a.s.b.l., 1-3, rue Albert Einstein L-1484 Luxembourg (VAUBAN ou nous), y compris l’ensemble de l’interface « Espace réservé » (ci-après le Site).
1. Qui est le responsable de traitement de vos données sur le Site ?
VAUBAN est le responsable du traitement des données personnelles collectées et traitées dans le cadre du Site pour les finalités explicitées ci-dessous.
2. Quelles sont les données collectées par VAUBAN ?
Dans le cadre de votre utilisation du Site, nous collectons ou pouvons collecter directement auprès de vous des données personnelles vous concernant (par exemple : votre adresse e-mail, votre civilité, votre date de naissance, votre code postal) lors :
- de la création de votre compte utilisateur,
- de la publication d’un commentaire,
- du remplissage d’un formulaire, ou encore
- d’une prise de contact avec l’un des services de VAUBAN.
Le caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture de ces données personnelles pour pouvoir bénéficier de ces services est précisé sur le site, ou le formulaire concerné.
Sous réserve que vous y ayez préalablement consenti dans notre gestionnaire de cookies – sauf exemption de consentement applicable conformément aux lignes directrices de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) –, nous pouvons également recueillir des données de navigation lors de vos visites sur le Site (par exemple votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur web, les contenus que vous avez visionnés, par le biais du dépôt et/ou de la lecture de cookies sur votre terminal (ex. ordinateur, ordinateur portable, tablette, smartphone, smart TV). Pour en savoir plus sur les cookies utilisés sur le Site, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies accessible à l’adresse URL suivante : www.vauban.lu/politique-des-cookies/.
3. Pourquoi vos données sont-elles utilisées ?
VAUBAN utilise tout ou partie des données ainsi collectées pour atteindre une ou plusieurs des finalités (c’est-à-dire l’objectif d’utilisation des données personnelles) de traitement explicitées ci-dessous :
- Finalité 1. Créer et gérer votre compte utilisateur pour vous donner accès à votre « Espace réservé »
Vos données personnelles collectées directement auprès de vous depuis le Site sont traitées afin de permettre la création de votre compte utilisateur dans l’Espace réservé du Site et d’assurer sa gestion.
Le traitement de ces données est nécessaire à l'administration de votre compte par exemple pour :
- vous authentifier
- vous donner la possibilité de modifier votre mot de passe
- s’assurer que votre compte reste actif durant les durées indiquées dans les différentes notices d’informations vous concernant.
Ces traitements sont nécessaires à l'exécution du contrat auquel vous devenez partie lorsque vous acceptez les termes du « Contrat d'Enseignement entre les Parents et l’Etablissement » ainsi que les autres documents relatifs à l’inscription de votre(vos) enfant(s) (base légale : le contrat).
- Finalité 2. Animer la relation utilisateur et faciliter l’interaction avec nos visiteurs
Les données personnelles collectées ou qui peuvent être collectées directement auprès de vous lors de la création de votre compte utilisateur, du remplissage d’un formulaire, ou indirectement auprès de partenaires tiers lors du remplissage d’un formulaire de collecte ou parce que vous les avez rendues publiquement accessibles en ligne, sont traitées afin d’animer la relation avec nos utilisateurs et de faciliter l’interaction avec nos publics.
Le traitement de ces données – à l’exclusion des données que vous choisissez de rendre publiquement accessibles en ligne – permet de :
- communiquer avec vous par e-mail ou par téléphone
- vous informer sur les fonctionnalités offertes par votre compte utilisateur et les missions de VAUBAN
- vous adresser la ou les newsletters de VAUBAN.
Les traitements réalisés afin de vous envoyer des communications sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par VAUBAN d’animer la relation avec ses utilisateurs et ses publics via l’envoi d’e-mails s’inscrivant dans le cadre de cycles de bienvenue et de réactivation le cas échéant (base légale : intérêt légitime).
Les traitements réalisés afin de vous recontacter sur le canal de communication que vous avez fourni sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par VAUBAN de vous apporter une réponse adaptée et personnalisée à vos questions (base légale : intérêt légitime).
- Finalité 3. Assurer le respect des lois et réglementations et des conditions d'utilisation des sites et applications de VAUBAN
Les données personnelles collectées ou qui peuvent être collectées directement auprès de vous lors de la création de votre compte utilisateur, du remplissage d’un formulaire et/ou vos données de navigation (en particulier votre adresse IP), sont traitées afin d’assurer le respect des lois et réglementations en vigueur.
Le traitement de ces données permet à VAUBAN de prévenir ou mettre fin à des activités ou publications interdites, frauduleuses et/ou manifestement illicites ; ou encore de répondre aux éventuelles demandes émanant de tiers habilités par la loi.
Les traitements réalisés afin d’assurer le respect des lois et réglementations en vigueur sont nécessaires au respect d'une obligation légale à laquelle VAUBAN est soumise (base légale : obligation légale).
- Finalité 4. Assurer le service des relations avec les parents d’élèves
Les données personnelles collectées ou qui peuvent être collectées directement auprès de vous lors de la création de votre compte utilisateur, du remplissage d’un formulaire de contact ou d’un échange par e-mail ou téléphone sont traitées afin de permettre au personnel de VAUBAN d’assurer ses missions dans le cadre de la relation avec les parents d’élèves.
Le traitement de ces données permet à VAUBAN de vous identifier, de vous recontacter facilement et de vous apporter une réponse adaptée et personnalisée à votre situation.
Ces traitements sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par VAUBAN de fournir à ses utilisateurs une information de qualité, répondant de manière adaptée et personnalisée à leurs questions, commentaires, réclamations, etc. (base légale : intérêt légitime).
- Finalité 5. Répondre aux demandes d’exercice de droits
Les données personnelles qui peuvent être collectées directement auprès de vous lors du traitement d’une demande d’exercice des droits dont vous bénéficiez en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et de la loi luxembourgeoise de protection des données du 1er août 2018, sont traitées afin de nous permettre de répondre à ces demandes.
Le traitement de ces données permet à VAUBAN de vous identifier, de vous recontacter facilement et de vous apporter une réponse adaptée et personnalisée à votre situation.
Ce traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle VAUBAN est soumise en application du RGPD (base légale : obligation légale).
- Finalité 6. Gérer les serveurs de VAUBAN
Vauban stocke des informations sur vos connexions à ses sites internet et ses applications (base légale : intérêt légitime, garantir la sécurité des serveurs).
4. Qui a accès à vos données ? Avec qui sont-elles partagées ?
Pour pouvoir assurer les missions et vous fournir l’ensemble des services décrits précédemment, l’accès à certaines de vos données doit être rendu possible à différents acteurs :
- Les services internes de Vauban. Nous avons besoin de partager les données que nous collectons avec les services internes de VAUBAN qui sont amenés à les utiliser dans le strict cadre de leurs activités. Seuls les collaborateurs habilités peuvent avoir accès aux données nécessaires à l’activité de leur service.
Nos prestataires sous-traitants. Nous sommes susceptibles de les transmettre à des prestataires amenés à traiter pour notre compte et suivant nos instructions les données nécessaires à la fourniture de prestations de. dans les domaines d’activité suivants : administratif, technique, assistance pédagogique.
- Les tiers habilités par la loi ou la réglementation. Nous pouvons enfin être amenés à communiquer, dans des cas encadrés par la loi ou la réglementation, les données nécessaires à des tiers habilités, tels que les autorités judiciaires et/ou administratives ou votre fournisseur d’accès à Internet.
5. Quelle protection des données personnelles est appliquée pour les mineurs ?
Pour pouvoir assurer nos missions et vous fournir l’ensemble des services décrits précédemment, l’accès à certaines de vos données doit être rendu possible à différents acteurs :
VAUBAN a à cœur la protection de la vie privée de ses utilisateurs les plus jeunes. A ce titre, la création d'un compte utilisateur et l’accès ne sont autorisés qu'à partir de l’entrée au collège.
6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
La durée de conservation de vos données dépend de la finalité pour laquelle nous les collectons et traitons.
Nous ne conserverons vos données personnelles sous une forme permettant votre identification que pendant la durée strictement nécessaire aux finalités explicitées précédemment.
La détermination de la durée de conservation des données collectées directement ou indirectement auprès de vous est le plus souvent fondée sur un critère d’inactivité tel que la date de dernière connexion à votre compte utilisateur ou la date du dernier contact établi avec vous.
Un autre critère que nous utilisons pour déterminer la durée de conservation de vos données se fonde sur les délais de prescription légale applicables. Par exemple, nous pouvons conserver certaines de vos données après la clôture de votre compte utilisateur si cela est nécessaire pour répondre à nos obligations légales ou en vue d'exercer, de défendre ou de faire valoir nos droits.
Par ailleurs, la durée de conservation de vos choix concernant les cookies déposés sur le terminal que vous utilisez pour accéder au Site est par principe de 1 an à compter de la date du premier dépôt sur votre terminal, conformément aux lignes directrices de la CNPD.
7. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément au RGPD, vous bénéficiez des droits d'accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et à la portabilité de vos données personnelles, dans les limites et conditions prévues par ces textes et la jurisprudence. Vous avez également le droit de retirer à tout moment votre consentement aux traitements futurs de vos données personnelles lorsque ces traitements sont fondés sur la base légale du consentement.
Pour en savoir plus sur la portée de ces différents droits, nous vous invitons à consulter l’une des pages dédiées du site de la CNPD accessible à l’adresse URL suivante : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/vos-droits.html.
Vous pouvez exercer vos droits par différents moyens :
- en contactant la déléguée à la protection des données de VAUBAN à l’adresse e-mail suivante : dpo@vauban.lu
- en envoyant un courrier à :
VAUBAN – Protection des données
1-3, rue Albert Einstein
L-1484 LUXEMBOURG
Enfin, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNPD (Commission nationale pour la protection des données) par courrier ou sur son site Internet sur cnpd.public.lu/fr.html ou par voie postale : 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux.
8. Cette politique peut-elle être modifiée ?
Oui, toute version modifiée de cette politique étant applicable à votre utilisation dès sa publication.
En cas de modifications importantes, nous vous informerons en envoyant une communication à l'adresse e-mail que vous nous avez communiquée ou en affichant un avis sur le Site. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité afin de prendre connaissance de la version la plus récente.